Procedimiento de
gestión del sistema interno de información – canal ético
1.1.
Control de versiones
v.12/2025: contempla la notificación del nombramiento a
la autoridad independiente de protección del informante, revisión general del
redactado y actualización de formato según manual de estilo de la compañía
v.02/2026:
cambio nombre procedimiento y revisión
integral para su alineación con la Ley 2/2023.
1.2. Finalidad y alcance
ESCO
Expansión pone a disposición de las personas que mantengan o hayan mantenido
una relación laboral o profesional con la entidad un Sistema Interno de
Información, destinado a comunicar, en los términos regulados por la Ley
2/2023, acciones u omisiones que puedan constituir infracciones penales,
infracciones administrativas graves o muy graves, infracciones del Derecho de
la Unión Europea o incumplimientos relevantes del Código Ético y de Conducta o
de la normativa interna.
Podrán
formular comunicaciones aquellas personas que, en un contexto laboral o
profesional, hayan obtenido información sobre presuntas infracciones, con
independencia de que mantengan o no en la actualidad una relación contractual
con la entidad.
El
Sistema no constituye un canal general de atención ni un medio para la gestión
de consultas, incidencias o discrepancias propias de la actividad ordinaria de
la empresa.
Las
comunicaciones relativas a situaciones de acoso laboral o sexual no serán
tramitadas conforme al presente procedimiento, al estar reguladas por su
normativa específica. Dichas situaciones deberán comunicarse a través del canal
previsto en el Protocolo de Prevención y Actuación frente al Acoso, mediante el
correo electrónico prevencion@escoexpansion.com, conforme al procedimiento
específico vigente.
Tampoco
constituye este Sistema el cauce para el ejercicio de derechos en materia de
protección de datos personales. Dichos derechos deberán ejercerse conforme a lo
indicado en la Política de Privacidad corporativa, disponible en https://www.escoexpansion.com/rgpd/politica_privacidad.pdf, y a través del canal habilitado al efecto. En los
supuestos en que ESCO Expansión actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta
de terceros, el ejercicio de derechos deberá dirigirse al Responsable del
Tratamiento correspondiente.
Las
comunicaciones ajenas a la finalidad del Sistema no serán tramitadas por esta
vía y deberán dirigirse a los canales específicamente habilitados.
2. Responsable
del sistema interno de información
El Administrador Único, como órgano de administración
de ESCO Expansión, ha designado a la Compliance Officer como Responsable del
Sistema Interno de Información (RSII).
En el ejercicio de esta función, actuará con plena
independencia y autonomía funcional, sin recibir instrucciones de ningún órgano
o área de la entidad, y dispondrá de los medios personales, técnicos y
organizativos necesarios para el desempeño efectivo de sus funciones.
Corresponde a la RSII:
·
Gestionar
el Sistema Interno de Información y sus canales de comunicación.
·
Recibir,
analizar y registrar las comunicaciones recibidas.
·
Decidir
motivadamente sobre su admisión o inadmisión a trámite.
·
Garantizar
la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier
tercero mencionado.
·
Velar
por el cumplimiento de los plazos legales.
·
Impulsar
las actuaciones de investigación que resulten necesarias.
·
Mantener
el registro de las comunicaciones y actuaciones realizadas.
·
Remitir
la información a las autoridades competentes cuando proceda.
El nombramiento y, en su caso, el cese de la RSII será
notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o
autoridad competente en los plazos legalmente establecidos.
3. Garantías del
sistema
El Sistema Interno de
Información se rige por los principios de confidencialidad, protección de la
persona informante y respeto a los derechos de las personas afectadas.
3.1
Anonimato
Las comunicaciones
podrán realizarse de forma anónima.
3.2
Confidencialidad
La identidad de la
persona informante, de la persona afectada y de cualquier tercero mencionado
será tratada de forma confidencial.
La identidad del
informante solo podrá ser comunicada a autoridades administrativas o judiciales
cuando exista requerimiento legal. El acceso a dicha información quedará
restringido a las personas estrictamente necesarias para la tramitación del
expediente.
3.3
Prohibición de represalias
Queda prohibida
cualquier forma de represalia, directa o indirecta, contra quienes comuniquen
de buena fe o colaboren en una investigación, conforme a la Ley 2/2023.
Las comunicaciones
realizadas de mala fe podrán dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias.
3.4 Derecho
de defensa y presunción de inocencia
La persona afectada
será informada del inicio del procedimiento, salvo que ello pudiera comprometer
la investigación. Tendrá derecho a formular alegaciones y aportar las pruebas
que estime pertinentes.
Durante todo el
procedimiento se respetará la presunción de inocencia.
3.5
Información sobre el resultado
La persona informante
será informada de la conclusión del procedimiento y, en su caso, de la
inadmisión, siempre que se disponga de medio de contacto.
4. Tipos de
comunicación
A través del Sistema
Interno de Información podrán formularse:
4.1
Consultas
Consultas relativas a
la interpretación del Código Ético y de Conducta, de la normativa interna o de
la legislación aplicable, cuando exista duda sobre la adecuación de una
conducta.
No serán admitidas
consultas que constituyan reclamaciones, incidencias o cuestiones ajenas al
ámbito del Sistema.
4.2
Denuncias
Denuncias relativas a
acciones u omisiones que puedan constituir infracciones incluidas en el ámbito
de la Ley 2/2023 o incumplimientos relevantes de la normativa aplicable o del
Código Ético.
5. Vías de
comunicación
Las comunicaciones podrán realizarse a través de los
siguientes canales:
·
Correo
electrónico: compliance@escoexpansion.com
·
Correo
postal: C/ Casanova, 2, 4ºB, 08011 Barcelona (A la atención de la RSII
Responsable del Sistema Interno de Información)
·
Reunión
presencial, en el plazo máximo de siete (7) días desde su solicitud. La
comunicación verbal será documentada mediante grabación o mediante
transcripción completa.
La
persona informante podrá igualmente dirigirse directamente a la Autoridad
Independiente de Protección del Informante o a las autoridades competentes en
los términos previstos en la Ley 2/2023.
6. Procedimiento
de gestión de consultas
6.1. Recepción de la consulta
Una
vez recibida la consulta, se enviará un acuse de recibo en un plazo no superior
a siete (7) días.
No
serán admitidas aquellas consultas que no guarden relación con el ámbito
material del Sistema Interno de Información.
6.2. Resolución y comunicación
Analizada
la consulta, se emitirá una respuesta con la mayor celeridad posible. Para
resolver la consulta podrá acudirse a colaboradores externos.
7. Procedimiento
de gestión de denuncias
7.1
Recepción y acuse de recibo
Recibida la
comunicación, se enviará acuse de recibo a la persona informante en el plazo
máximo de siete (7) días naturales, salvo que ello pueda poner en peligro la
confidencialidad de la comunicación.
7.2
Análisis de admisión
La RSII evaluará la
comunicación para determinar su admisión o inadmisión a trámite.
Serán inadmitidas
aquellas comunicaciones que no se encuentren dentro del ámbito material del
Sistema Interno de Información o que no presenten indicios razonables de
infracción.
En caso de conflicto
de interés o cuando la comunicación afecte directamente a la RSII, esta se
abstendrá de intervenir y el órgano de administración designará a la persona
encargada de su tramitación.
7.3
Instrucción e investigación
Admitida la
comunicación, la RSII impulsará las actuaciones necesarias para el
esclarecimiento de los hechos. Podrá contar, cuando resulte necesario, con
apoyo técnico o asesoramiento especializado.
Durante la
investigación se respetarán el derecho de defensa, la presunción de inocencia y
la confidencialidad de las partes.
La persona afectada
será informada del inicio del procedimiento en el momento oportuno, siempre que
dicha comunicación no comprometa la investigación.
7.4
Resolución y plazos
El procedimiento
deberá concluir en el plazo máximo de tres (3) meses desde la recepción de la
comunicación, pudiendo ampliarse hasta un máximo de otros tres (3) meses en
casos de especial complejidad.
La resolución será
motivada y podrá consistir en el archivo de las actuaciones o en la
constatación de irregularidades y adopción de las medidas que resulten
procedentes conforme a la normativa aplicable.
La persona informante
será informada de la conclusión del procedimiento, siempre que se disponga de
medio de contacto.
Si durante la
tramitación se apreciaran indicios de delito, se dará traslado inmediato al
Ministerio Fiscal.
8. Registro y
protección de datos
ESCO Expansión
mantendrá un registro confidencial de las comunicaciones recibidas y de las
actuaciones realizadas, conforme a la Ley 2/2023.
Los datos personales
tratados en el marco del Sistema Interno de Información se conservarán
únicamente durante el tiempo necesario para decidir sobre la procedencia de
iniciar una investigación y, en su caso, durante la tramitación del expediente,
conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos.
El tratamiento de los
datos se realizará por la entidad en su condición de responsable del
tratamiento. La información detallada sobre protección de datos se encuentra
disponible en la Política de Privacidad corporativa.
9. Incumplimiento
El incumplimiento de cualquier
normativa interna de Esco Expansión por parte de sus colaboradores, puede
suponer una infracción sancionable. Por lo tanto, el incumplimiento de este
procedimiento podrá ser objeto de medidas disciplinarias razonables y
proporcionadas, atendiendo a las circunstancias del caso.